Nel Prospetto informativo, i datori di lavoro indicano la propria situazione occupazionale rispetto agli obblighi di assunzione di personale disabile e/o appartenente alle altre categorie protette e i posti di lavoro con relative mansioni disponibili.
La trasmissione del prospetto informativo deve avvenire entro il 31 gennaio di ogni anno - in modalità esclusivamente telematiche - con riferimento alla situazione occupazionale al 31 dicembre dell'anno precedente. Il Prospetto non deve essere necessariamente inviato ogni anno ma solo qualora, rispetto all'ultimo invio, vi siano stati cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l'obbligo di legge oppure da incidere sul computo della quota di riserva.
L'adempimento riguarda sia i datori di lavoro pubblici che privati con 15 o più dipendenti, costituenti base di computo per il calcolo della quota di riserva.
Il Ministero del Lavoro, con un avviso pubblicato sul portale clicklavoro, chiarisce che a seguito dell'abrogazione dell'art. 3, comma 2, legge n. 68/1999, l'obbligo di invio del prospetto informativo per i datori di lavoro privati che occupano dai 15 ai 35 dipendenti sussiste anche nel caso in cui - entro il 31 dicembre 2017 - non ci siano state nuove assunzioni o cessazioni.