SPESE CARBURANTE: COME DIMOSTRARE L’INERENZA PER LA DEDUCIBILITÀ FISCALE

Deducibilità delle spese aziendali: principi generali

Nel sistema fiscale italiano, la deducibilità delle spese sostenute dall’impresa rappresenta un elemento chiave per il calcolo corretto del reddito imponibile. Per poter essere dedotti, i costi devono rispettare requisiti fondamentali quali:

• competenza: il costo deve riferirsi all’esercizio di impresa cui si imputano i ricavi (art. 109 TUIR);
• certezza e determinabilità oggettiva: la spesa deve essere documentata e deve poter essere quantificata in modo certo e preciso;
• imputazione a conto economico: la spesa deve essere registrata nel conto economico dell’esercizio secondo i principi contabili;
• inerenza: la spesa deve avere un collegamento diretto e significativo con l’attività dell’impresa (art. 109, comma 5, TUIR);
• congruità: la spesa non deve essere manifestamente sproporzionata rispetto all’attività svolta o ai risultati ottenuti.

Tali requisiti assicurano che solo i costi effettivamente funzionali alla produzione del reddito d’impresa siano considerati deducibili, evitando così abusi o erronee deduzioni che potrebbero ridurre indebitamente la base imponibile.

In caso di controllo fiscale, spetta al contribuente fornire documentazione adeguata che provi la veridicità, la pertinenza e la relazione del costo con l’attività esercitata. Il mancato rispetto dei requisiti menzionati può portare a decurtazioni fiscali e contestazioni da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

Le spese carburante: problematiche e requisiti specifici

Tra i costi ricorrenti in molte imprese, soprattutto di trasporto, le spese per l’acquisto di carburante rivestono un’importanza significativa. Tuttavia, la loro deducibilità non si basa semplicemente sul fatto che siano astrattamente connesse all’attività d’impresa, bensì sulla concretizzazione della inerenza effettiva, della certezza del costo e della tracciabilità documentale.

Spese carburante e deducibilità: perché non basta l’inerenza astratta

L’acquisto di carburante costituisce un costo di rilievo per numerose imprese, soprattutto nel settore dei trasporti. Tuttavia, la sola “inerenza astratta”, ossia la correlazione naturale tra la spesa e l’attività esercitata, non è sufficiente per assicurare la deducibilità fiscale del costo né la detrazione dell’IVA. La giurisprudenza più recente ha ribadito l’importanza dell’onere probatorio e della corretta documentazione a carico del contribuente in caso di contestazione.

Onere della prova e vicinanza alla prova

La giurisprudenza italiana (Corte di Cassazione, ordinanza n. 13764 del 22 maggio 2025), ha stabilito che, nel contenzioso tributario, il contribuente è tenuto a dimostrare che le spese sostenute per carburante siano effettivamente riferibili all’attività esercitata e ai veicoli impiegati. Non è sufficiente che la spesa sia in linea di massima compatibile con il settore di attività (come l’autotrasporto) o che sia genericamente prevista tra i costi aziendali.

Inoltre, elementi essenziali nelle fatture, come l’indicazione della targa del veicolo rifornito, risultano necessari per attribuire con certezza il costo all’attività produttiva. La Corte ha evidenziato che l’assenza di tali dati, o la presenza di consumi di carburante incompatibili con i chilometri realmente percorsi, mettono in discussione la certezza e l’inerenza del costo, con conseguente esclusione della deducibilità e della detrazione IVA.

Il ruolo dell’antieconomicità

Un ulteriore aspetto emergente nella giurisprudenza (Corte di Cassazione, ordinanza n. 11999/2025) è la considerazione dell’antieconomicità della spesa come indizio rilevante di mancata inerenza. Questo principio si applica quando il costo appare sproporzionato rispetto all’utilità derivata e agli obiettivi aziendali, ad esempio un consumo di carburante eccessivo rispetto ai chilometri percorsi o ai risultati economici.

In tali casi, il Fisco può fondare le proprie contestazioni su presunzioni provate da elementi di gravità, precisione e concordanza. Tuttavia, il contribuente mantiene l’onere di fornire prove documentali e circostanziate che giustifichino la spesa, evidenziando le particolari condizioni operative sottostanti. Solo in questo modo è possibile respingere la presunzione di indeducibilità.

Normativa e adempimenti specifici per il carburante nel 2025

Dal punto di vista normativo, nel 2025, l’ambito delle spese carburante è soggetto a precise disposizioni che riguardano:

• l’obbligo di pagamenti tracciabili per poter beneficiare della deducibilità e detrazione IVA, secondo quanto previsto dall’art. 164, comma 1-bis Tuir;
• le percentuali di deducibilità variano a seconda della natura e destinazione del veicolo;
• l’obbligo di fattura elettronica per carburante, che sostituisce la scheda carburante e costituisce prova principale della spesa;
• l’esigenza di una documentazione formale dettagliata e puntuale che indichi veicolo, periodo, quantità e altro per scongiurare contestazioni.

Consigli operativi

Per agevolare la corretta deduzione delle spese carburante, si consiglia di:

• conservare fatture elettroniche dettagliate con tutti gli elementi essenziali quali targa, data, e quantità carburante;
• monitorare costantemente la coerenza tra consumi registrati e dati di chilometraggio e utilizzo dei veicoli;
• effettuare pagamenti esclusivamente con strumenti tracciabili (carte carburante, bonifici, ecc.);
• predisporre registri e report interni che attestino l’uso del carburante in relazione all’attività;
• ricorrere a sistemi elettronici di gestione flotte e carburante per fornire evidenze strutturate.