ra elettronica a quella cartacea e, in attuazione delle
disposizioni comunitarie di cui alla direttiva 2010/45/
UE, consentirne la più ampia diffusione.
Dopo la circolare n. 12/E del 3 maggio 2013, l’Agen-
zia interviene in modo più ampio ed incisivo sull’ar-
gomento per recepire le indicazioni fornite dal Forum
italiano sulla fatturazione elettronica, ai cui lavori la
Confederazionehapartecipato, formulandopropostedi
semplificazione che sono state ingranparte recepite.
E’ stato inoltre pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.
146 del 26 giugno u.s. il decreto ministeriale 17 giu-
gno 2014 in materia di conservazione elettronica dei
documenti fiscali.
DEFINIZIONE
Dalla definizione fornita nell’articolo 21, comma 1,
D.P.R. n. 633/72, risulta che l’elemento determinante
per distinguere le fatture elettroniche da quelle carta-
cee non è il tipo di formato originario utilizzato per la
propriacreazione,ma lacircostanzache
la fatturasia in
formatoelettronicoquandoviene trasmessa (omessaa
disposizione), ricevuta e accettatadal destinatario.
E’ quindi irrilevante il tipo di formato originario, elet-
tronicoo cartaceo, utilizzatoper la sua creazione.
A titolo esemplificativo:
- non si considera “elettronica” la fattura emessa tra-
mite un software di contabilità o di elaborazione di
testi, e poi inviata e ricevuta in formato cartaceo:
sebbene creata in formato elettronico, la fattura non
si considera “elettronica” in quanto è ricevuta in for-
mato cartaceo;
- si considera“elettronica”la fatturaemessa in formato
cartaceo, trasformata in documento informatico, in-
viata e ricevuta tramite canali telematici (es.: posta
elettronica), a condizione che siano rispettati i requi-
siti di legge.
Tra le condizioni richieste per la qualificazione della
fattura come “elettronica”, vi è anche l’accettazione da
parte del destinatario.
Come chiarito nella circolare n. 18/E/2014, il termine
“accettazione”nonpresupponenecessariamenteun ac-
cordo formale fra le parti, precedente o successivo alla
fatturazione.
Un accordo preventivo, per quanto utile e opportuno,
non è di per sé indispensabile.
Il requisito dell’accettazione da parte del destinatario
consolida e conferma l’assenza di simmetria tra emit-
tente e destinatario della fattura: la fattura elettroni-
ca emessadall’emittente enon accettata come taledal
destinatario (ad esempio, perché è stata stampata da
quest’ultimo) non vincola l’emittente, il quale potrà in-
tegrare il processo di fatturazione con quello di con-
servazioneelettronica, secondo i requisiti di cui diremo
più avanti.
In sostanza, laddove l’emittente trasmettaomettaadi-
sposizione del ricevente una fattura elettronica, anche
se quest’ultimo non accetti tale processo, la fattura ri-
marrà elettronica in capo al primo, con conseguente
obbligodi conservazione elettronica.
REQUISITI
La fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti,
previsti dall’articolo21, comma3, D.P.R. n. 633/72, che
devono essere assicurati dal soggetto passivo (emit-
tente) dal momento della sua emissione fino al termi-
ne del suoperiododi conservazione:
-
Autenticità dell’origine:
l’identità del fornitore/pre-
statoredi beni/servizi odell’emittente, devonoesse-
re certi. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/
Ue precisano che la garanzia dell’autenticità dell’ori-
gine riguarda anche il soggetto passivo cessionario/
committente. Sia il fornitore/prestatore, che il ces-
sionario/committente possono assicurare l’autentici-
tà dell’origine indipendentemente l’unodall’altro.
-
Integrità del documento:
il contenuto della fattura
non può essere alterato omodificato, anche qualora
il relativo formato venga convertito in altri (da MS
wordaXML). L’utilizzodi formati diversi, acondizione
che sia garantita l’integrità del documento, consente
al destinatariodella fattura di presentare i dati inun
modo diverso, per adattarli al proprio sistema infor-
matico. Anche relativamente a tale requisito, leNote
esplicativeprecisano l’obbligatorietà sianei confron-
ti del fornitore/prestatore che del cessionario/com-
mittente, indipendentemente l’unodall’altro.
-
Leggibilità:
la fattura e i propri dati devono essere
resi prontamente disponibili, anche dopo il processo
di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su
schermoo tramite stampa; inoltredeveesserepossi-
bile verificare che le informazioni del file elettronico
originale non siano state alterate rispetto a quelle
del documento leggibile presentato. La circolare n.
18/E/2014 chiarisce che la fattura può essere resa
leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o
verifica da parte degli organi accertatori, poiché il
legislatore, come risulta dalle Note esplicative alla
Direttiva2010/45/UE, prescriveesclusivamente l’ob-
bligodi dotarsi della strumentazionea rendere il for-
matocomprensibile.La leggibilità, inoltre,puòessere
garantita in qualsiasi modo dal momento dell’emis-
sione fino al termine del periodo di archiviazione,
fermo restando che la firma elettronica avanzata e
la trasmissione elettronicadei dati di cui all’art. 233,
par. 2,Direttiva2006/112/Cenon sonodi per sé suf-
ficienti per assicurare la citata leggibilità.
I requisiti di autenticità ed integrità devono essere as-
sicurati dal soggetto emittente, a cui è rimesso l’utiliz-
zo della tecnologia più idonea a garantire i requisiti di
autenticità e integrità.
Le modalità che garantiscono tali requisiti sono indi-
cati a titolo esemplificativo dal legislatore nel citato
comma3:
- sistemi di controllodi gestionecheassicurinouncol-
legamento affidabile tra la fattura e la cessione di
beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;
- firma elettronica qualificata odigitale dell’emittente;
- sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati;
- altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità
dell’origine e l’integrità dei dati.
Sistemadi controllodi gestione
Il sistema di controllo di gestione è un processo con il
quale un soggettopassivo:
- crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l’identi-
tàdel fornitore/prestatoredi beni/servizi odell’emit-
tente della fattura (autenticità dell’origine)
- e controlla che il contenutodella fatturanon sia sta-
to alterato (integrità del contenuto).
In ambito contabile, un corretto sistema di controllo
di gestione struttura un percorso che documenta, pas-
so per passo, la storia di un’operazione dal suo inizio,
rappresentato dal documento originario (ad esempio,
un ordine d’acquisto), fino al suo completamento (che
puòessere, adesempio, la registrazionefinalenei conti
annuali), permettendo così di creare un collegamento
logico tra i vari documenti di unprocesso.
I componenti di tale percorso comprendono:
- i documenti originali;
- la lista delle operazioni eseguite;
- i dati identificativi dellevarieoperazioni chepermet-
tano di risalire alla fonte delle medesime e, quindi,
di collegare i documenti alleoperazioni che li hanno
interessati e viceversa.
Con specifico riferimento alla fattura, la direttiva
2010/45/UE richiama l’uso di un percorso affidabile
(reliableaudit trails) tra fattureeprestazioni sottostan-
ti (vendita o acquisto di beni/servizi) come un mezzo
per dimostrare anche l’autenticità e l’integrità delle
fatture elettroniche.
Un esempio di sistema di controllo di gestione che ri-
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InformaImpresa
Venerdì
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