I CONTROLLI A DISTANZA DEI LAVORATORI - Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo

Fino al 23.09.2015 l’art. 4 della Legge 300/70 vietava espressamente l’utilizzo di impianti audiovisivi e altre apparecchiature con finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.

Nel tempo anche la giurisprudenza ed il Garante della privacy si erano espressi confermando il divieto di qualsiasi controllo intenzionale sull’attività dei lavoratori e dell’utilizzo degli strumenti tecnologici al solo fine di sorvegliare in via continuativa l’attività dei lavoratori senza rispetto di alcun limite di riservatezza.

Peraltro era stato altresì chiarito che, in mancanza delle specifiche autorizzazioni previste dalla norma di legge, il divieto non poteva essere eluso dalla semplice informativa data ai dipendenti o dall’accettazione espressa da parte di questi ultimi all’installazione degli impianti.

Il D. Lgs. n. 151 del 14.09.2015 all’art. 23 ha introdotto, a partire dal 24.09.2015, alcune modifiche all’art. 4 della Legge 300/70 che prevedeva tale divieto.

Ora la nuova formulazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, come modificato dal decreto citato, ammette l’utilizzo di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori:

• per esigenze organizzative e produttive;
• per la sicurezza del lavoro;
• per la tutela del patrimonio aziendale.

Diversamente a quanto previsto in precedenza, non è stabilito, dunque, un divieto ma ne è ammesso l’utilizzo in presenza di specifiche e circostanziate necessità.

Resta confermato, invece, il divieto di utilizzare impianti audiovisivi e altre apparecchiature per lo svolgimento di mere attività di controllo a distanza sui lavoratori.

Infatti il Jobs act non pare aver previsto cambiamenti in merito a questo aspetto. Anche relativamente ai controlli sulle e mail e computer dei dipendenti rimane saldo quanto affermato dal Codice della privacy ovvero che essi sono ammessi solo ove preliminarmente sia stata posta in essere dall’azienda una “policy aziendale” o “codice disciplinare interno”.

In tale regolamentazione ogni datore di lavoro definisce i limiti di utilizzo degli strumenti aziendali per i propri dipendenti (in particolare e mail aziendale ed internet) evidenziando il carattere meramente funzionale all’esecuzione dell’attività lavorativa che il loro utilizzo deve avere ed eventuali limiti di tollerabilità di un uso privato degli stessi.

Tuttavia l’esistenza di tale codice non è sufficiente a rendere leciti i controlli da parte del datore di lavoro. Secondo l’art. 13 del Codice della privacy, infatti, il datore di lavoro deve assolvere ad un ulteriore obbligo di informare i lavoratori sulle finalità e modalità del trattamento dei dati.

In pratica, anche alla luce della nuova formulazione dell’art. 4 della Legge 300/70, l’informativa ai dipendenti è condizione di utilizzo delle informazioni raccolte tramite strumenti telematici:  invitiamo a rivolgersi all’Area Lavoro e Relazioni sindacali di Confartigianato Vicenza per ricevere informative dettagliate e per la stesura di un disciplinare aziendale.

Tuttavia, anche una volta osservati tutti questi adempimenti, i controlli che il datore di lavoro può effettuare non possono essere indiscriminati, sistematici e prolungati, ma solo giustificati da una finalità lecita: per es. devono essere periodicamente cancellati i dati relativi agli accessi a internet e al traffico telematico.

La violazione di questi principi può avere conseguenze rilevanti anche di natura penale.

Anche secondo la norma novellata l’installazione di impianti audiovisivi e altre apparecchiature deve essere preceduta da accordo collettivo o da autorizzazione rilasciata dalla competente Direzione Territoriale del Lavoro o dal Ministero.

Installazione previo accordo collettivo

Impresa con un’unità produttiva: l’accordo collettivo è stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali;

Impresa con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni: in alternativa l’accordo collettivo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Installazione previa autorizzazione della DTL o del Ministero (in mancanza di accordo)

Impresa con un’unità produttiva o con più unità produttive nell’ambito di competenza di una sola DTL: autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro;

Impresa con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Direzioni territoriali del lavoro: autorizzazione del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali.

Qualora l’installazione avvenga in mancanza di accordo sindacale o di autorizzazione da parte della DTL o del Ministero, pur in presenza di esigenze organizzative e produttive, per la tutela del patrimonio aziendale o per la sicurezza del lavoro,  ciò determina l’applicazione delle sanzioni previste all’art. 38 della Legge 300/70 ovvero:

• salvo che il fatto non costituisca più grave reato, ammenda da 154,94 a 1549 euro o arresto da 15 giorni a 1 anno;
• nei casi più gravi le pene dell’arresto e dell’ammenda sono applicate congiuntamente;
• quando per le condizioni economiche del reo, l’ammenda può presumersi inefficace anche se applicata nel massimo, il giudice ha facoltà di aumentarla fino al quintuplo;
• nei casi più gravi, l’autorità giudiziaria ordina la pubblicazione della sentenza penale di condanna nei modi stabiliti dall’art. 36 del codice penale.

Le novità più rilevanti introdotte dall’art. 23 del D. Lgs. 151/2015 riguardano gli strumenti di lavoro.

Innanzitutto la procedura di autorizzazione (accordo sindacale o autorizzazione della DTL o del Ministero) non si applica all’utilizzo da parte dei lavoratori di strumenti per rendere la prestazione lavorativa (es. palmari, tablet e pc) e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Ciò rende più semplice l’utilizzo di smartphone, tablet, software gestionali dai quali può derivare un controllo indiretto dei lavoratori senza necessità di accordo sindacale o di autorizzazione della DTL o del Ministero.

Inoltre è stato espressamente previsto dalla legge ciò che ormai si era consolidato nel tempo e cioè che tutte le informazioni raccolte mediante gli strumenti autorizzati o gli altri il cui utilizzo è previsto senza autorizzazione sono legittimamente utilizzabili dal datore di lavoro, purché ai lavoratori sia stata data adeguata informazione delle modalità di utilizzo degli strumenti e di effettuazione dei controlli.

Quindi qualora il datore di lavoro assolva all’obbligo di informazione ai sensi dell’art. 13 del Codice della privacy nei confronti dei dipendenti i dati raccolti attraverso gli strumenti aziendali possono essere utilizzati anche ai fini disciplinari.