Conservazione delle scritture elettroniche

1. PREMESSA

Con la risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015, l’Amministrazione Finanziaria ha fornito chiarimenti in merito all’obbligo di comunicazione all’Agenzia delle entrate, attraverso la presentazione del modello AA9 (o AA7), del nominativo del soggetto che si occupa della conservazione delle fatture elettroniche.

L’Agenzia dell’Entrate ha chiarito che tale comunicazione non è dovuta in quanto i sopracitati modelli fanno riferimento unicamente al depositario delle scritture contabili.

2. NON E’ NECESSARIA LA COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

L’obbligatorietà della fatturazione elettronica per le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti della Pubblica Amministrazione, ha fatto nascere una serie di diverse interpretazioni sia in merito alle modalità di conservazione delle stesse sia con riferimento all’obbligo di comunicare il soggetto che si occupa della conservazione.

In materia si ricorda che l’articolo 39, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972, dispone che le fatture elettroniche, emesse sia nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, sia dei privati, «sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. (…). Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico».

In attuazione di tale disposizione è stato emanato il D.M. 17 giugno 2014, che ha ridefinito le regole vigenti in materia stabilendo, tra l’altro:

• la facoltà, per chi emette/riceve fatture elettroniche, di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza;
• l’obbligo di comunicare, tramite la dichiarazione dei redditi, che nell’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione sostitutiva;
• in caso di controlli e verifiche, l’obbligo di rendere leggibili ed accessibili i documenti (fatture in primis) tanto dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività, quanto dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati, previa apposita dichiarazione da effettuare ai sensi del citato articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972.

In sostanza, l’Agenzia precisa che diviene obbligatorio comunicare negli appositi quadri del Modello UNICO (RS 140 del modello Unico PF, RS 40 del modello Unico SP, RS 104 del modello Unico SC e RS 83 del modello Unico ENC):

• se il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante ai fini tributari;
• ovvero se il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non ha conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari.

Perché la conservazione delle fatture elettroniche sia effettuata correttamente è indispensabile che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell'art. 35, comma 2, lettera d), del Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei Direttori delle competenti Agenzie fiscali.

Con riferimento all’obbligo di comunicare il luogo di conservazione, le istruzioni ai modelli AA7/10 e AA9/11 (da quest’anno AA9/12), rispettivamente quadri E e F, chiariscono che la Sezione 1, relativa a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili”, va compilata quando i depositari stessi:

• sono «diversi dal soggetto indicato nel quadro C (titolare)»,
• «nel caso in cui debba essere comunicata la sostituzione di un depositario»,
• «nel caso in cui debba essere comunicata esclusivamente la variazione di uno o più luoghi di conservazione delle scritture contabili già comunicati», dando poi eventuale e separata indicazione nella Sezione 2 dei “luoghi di conservazione delle fatture all’estero”.

Le suddette disposizioni tuttavia, si riferiscono alla documentazione cartacea, pertanto, nella definizione del concetto di “conservazione” delle fatture elettroniche è fondamentale tenere in considerazione le innovazioni, anche procedimentali, introdotte dalla dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.

In tale ottica, il conservatore è quel soggetto, definito dal CAD (Codice dell’amministrazione digitale) e riportato nel manuale di conservazione, che opera solo nel processo di conservazione elettronica dei documenti fiscali.

Questi può, peraltro coincidere:

1. con il contribuente,
2. con il depositario (ossia con colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità),
3. con un soggetto terzo.

Per tale ragione, nel caso in cui le fatture elettroniche siano conservate da un soggetto che non coincide né con il contribuente né con il depositario delle tradizionali scritture contabili, il contribuente non è tenuto a comunicarlo all’Agenzia delle entrate ma resta comunque obbligato, in caso di accesso, a mettere gli eventuali verificatori nella condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.

Va da sé che la mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

Il nominativo del conservatore, peraltro, deve risultare dal manuale di conservazione previsto dall’art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.